Vrijwilligersbeleid Stichting Arnhems Hart

Begrippenlijst:
• Knijpploeg: het opruimen van (zwerf)afval in de binnenstad.
• Groengroep: het onderhouden/aanleggen van groenvoorzieningen e.d.
• Projectgroep: samengesteld vanwege evenement/aanbesteding/gemeente e.d.
• Maatjes: wandelmaatje, computermaatje, contactmaatje e.d.
• Inwoners: inwoners uit het postcodegebied 6811 incl. Boterdijk/ArtEZ gebied.
• Onze belofte: Online privacy beleid.

Inleiding:
Op 24 augustus 2016 is bewonersgroep Arnhems Hart opgericht door een aantal inwoners uit de binnenstad. Ons doel was, en is nog steeds, om inwoners uit het postcodegebied 6811 incl. Boterdijk/ArtEZ gebied te informeren en te betrekken bij zaken die spelen in de Arnhemse binnenstad. De stichting kent al goedlopende projecten zoals: knijpploeg, groengroep, projectgroepen en diverse evenementen waar inwoners vrijwilliger van zijn en/of kunnen worden. Om de positie van de vrijwilliger beter te borgen is het vrijwilligersbeleid opgesteld.

1. Vrijwilligers:
Vrijwilligers zijn onmisbaar om dingen voor elkaar te krijgen. Zij ondersteunen de stichting bij de uitvoering van allerlei acties. Vrijwilligerswerk is werk wat onbetaald wordt uitgevoerd en niet verplicht is. Dit werk wordt steeds belangrijker in Nederland. Waarom kiezen mensen hiervoor? Bijvoorbeeld om het eigen netwerk te vergroten of om actief in de maatschappij te blijven.

2. Criteria vrijwilligerswerk;
Om te bepalen wat wel of niet vrijwilligerswerk is, hanteren wij de criteria die ook door uitkerings- en overheidsinstanties worden gehanteerd:
• het werk moet een algemeen maatschappelijk belang dienen,
• het werk mag geen winstoogmerk hebben,
• het werk moet een aanvullend karakter hebben en geen betaald werk verdringen.

3. Vormen van vrijwilligerswerk:
Rekening houdend met de maatschappelijke trends op het gebied van vrijwilligerswerk bieden wij een divers scala van vrijwilligersklussen aan zoals:
• vrijwilliger binnen activiteit: organiseren en verzorgen van binnen activiteiten;
• vrijwilliger buitenactiviteit: organiseren en verzorgen van buitenactiviteiten;
• vrijwilliger online: drukwerk, editen, tekst controle, nieuwsbrieven i.s.m. webmaster,
• vrijwilliger maatjes; knijpploeg; groengroep.

Om evenementen en activiteiten te organiseren zoeken wij nadrukkelijk de samenwerking met (horeca)ondernemers, bedrijven, scholen, aannemers en gemeente Arnhem. Bekende voorbeelden hiervan zijn o.a. het Airborne Ontbijt, “vergroenen”, twee jaarlijkse opschoondagen en Kerst op het Plein.

3. Wat biedt de stichting de vrijwilligers?
Wij bieden de vrijwilligers het volgende:
• ervaring opdoen in een bepaalde activiteit en/of het organiseren van een
specifieke activiteit,
• de gelegenheid om de activiteit zelf vorm te geven,
• registratie volgens AVG-richtlijnen,
• jaarlijks een blijk van waardering bij de jaarafsluiting,
• attenties bij bijzondere gelegenheden,
• een klachtenregeling, vertrouwenspersoon,
• WA-verzekering via gemeente Arnhem,
• referenties.

4. Begeleiding & overleg:
De stichting begeleid de vrijwilligers voor, tijdens en na hun werkzaamheden. Altijd een koffie momentje om met elkaar te kijken naar aanpassingen, verbeteringen of uitbreidingen. De stichting hecht veel waarde aan de inbreng van de vrijwilligers.

5. Communicatie:
De stichting verstrekt haar vrijwilligers alle informatie die nodig is om goed te kunnen functioneren. Dit gebeurt onder andere via bijeenkomsten en digitale communicatie.

6. Registratie:
De vrijwilligers worden bij aanmelding geregistreerd in een daarvoor ingericht digitaal registratiesysteem dat voldoet aan de AVG-verordening. We vragen en registreren niet meer informatie dan noodzakelijk. De stichting beschikt over een privacy beleid (Onze belofte) dat van toepassing is op de gehele stichting. De vrijwilliger heeft recht op inzage in de eigen gegevens en mag deze (laten) veranderen/wijzigingen. Ook kan de vrijwilliger vragen deze gegevens te verwijderen (‘recht om vergeten te worden’). Nadat de vrijwilliger stichting Arnhems Hart heeft verlaten, worden diens gegevens nog hooguit één (1) jaar bewaard

7. Klachten en vertrouwenspersoon:
Bij klachten kunnen vrijwilligers allereerst contact opnemen met hun begeleider. Als dit contact niet leidt tot een voor hen acceptabele oplossing dan kunnen zij contact opnemen met de vertrouwenspersoon vertrouwenspersoon@arnhemshart.nl. De vertrouwenspersoon neemt het probleem dus niet over, maar ondersteunt en denkt mee. Klachten worden altijd met respect behandeld. De klacht blijft binnen de stichting en persoonlijke gegevens worden nooit gedeeld.

8. Verzekeringen:
De gemeente Arnhem heeft een WA-verzekering afgesloten voor vrijwilligers in Arnhem. Stichting Arnhems hart is niet aansprakelijk voor eventuele schade ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de vrijwilliger. Om een beroep te doen op de verzekering van de gemeente Arnhem neemt de vrijwilliger direct contact op met zijn/haar begeleider of bestuur.

9. Werkomstandigheden en materiaal:
Voor het werken met vrijwilligers zijn de regels van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en van het op die wet gebaseerde Arbeidsomstandigheden besluit (ARBO besluit) van toepassing. We hanteren voor vrijwilligers dezelfde normen en bepalingen. Bij alle werkzaamheden staat veiligheid op nummer 1. Dit voor zowel de vrijwilligers, aanwezigen, passanten, omstanders, publiek e.d. bij elk vrijwilligerswerk en/of evenement/activiteit. De stichting verzorgd de materialen die nodig zijn om als vrijwilliger zijn/haar werk uit te voeren. Dit kan in bruikleen zijn waarvoor een contract zal worden afgesloten.

10. Gedragscode, privacy en geheimhouding:
Het is van belang dat alle vrijwilligers zich tijdens hun vrijwilligerswerk prettig en veilig voelen en geheimhouding wordt gewaarborgd. De vrijwilliger onthoudt zich van mededelingen aan derden over zaken die hem uit zijn positie als vrijwilliger bekend is geworden, zowel over stichting Arnhems Hart als over de mede-vrijwilligers, bezoekers en/of wanneer zij een maatjesproject doen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van het vrijwilligerswerk. Stichting Arnhems Hart verstrekt geen privé gegevens van vrijwilligers aan (officiële) instanties zonder dat de vrijwilliger dit schriftelijk heeft bevestigd. De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor deze gegevens aan de (officiële) instanties. Vrijwilligers delen en/of posten geen foto’s op internet waar personen (bijna) herkenbaar op staan.

11. Vergoedingen, declaraties en pauzes:
Stichting Arnhems Hart verstrekt geen vaste standaard reis- en/of onkostenvergoeding. Tenzij de vrijwilliger reist op verzoek van bestuur en/of begeleider, dan worden de reiskosten (wettelijke kilometervergoeding) vergoed. Mocht een vrijwilliger kosten voor materiaal hebben gemaakt om zijn/haar vrijwilligerswerk te kunnen uitvoeren dan zal de desbetreffende begeleider dit eerst moeten goedkeuren. Goedgekeurde vergoedingen worden via een ingevuld declaratieformulier, per bank, overgemaakt binnen vijf (5) werkdagen. De stichting heeft geen contant geld in kas. Iedereen heeft recht op pauze, even stoom afblazen of de voetjes/handen laten rusten. Voor, tijdens en na het vrijwilligerswerk zorgen we, kosteloos, voor een koffie, thee of een frisje.

12. Evaluatie:
Jaarlijks wordt alle vrijwilligerswerk geëvalueerd door het bestuur. Dit gebeurt met het afsluiten van het boekjaar zodat de kosten, inzet en aantallen meegenomen kunnen worden. Met deze evaluatie kunnen zaken worden bijgesteld, opgeschaald en/of verruimd. Ook is het een verantwoording naar de gemeente Arnhem zodat zij zien wat onze stichting in dat jaar aan vrijwilligers werk heeft gedaan.

13. Slot:
Wanneer bovenstaande vrijwilligersbeleid geen uitleg en/of oplossing geeft beslist het bestuur van Stichting Arnhems Hart.

Vastgesteld op vrijdag 17 maart 2023 te Arnhem
Versie VB-01-2023