Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk reglement van Stichting Arnhems Hart.
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
• de stichting: de Stichting Arnhems Hart, gevestigd te Arnhem ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Arnhem onder nummer KVK 89599144;
• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op vrijdag 17 maart 2023 bij DAAN Advocatuur & Notariaat te Arnhem;
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in Artikel 1 van de statuten;
• donaties & subsidies: alle financiële middelen die de stichting ontvangt voor de uitvoering van haar doel, hierna te noemen als inkomsten;
• projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting;
• buurttafel: vergadering waarin inwoners samen met elkaar in gesprek gaan en/of besluiten nemen;
• inwoners: allen die in het postcodegebied 6811 te Arnhem wonen, incl. Boterdijk/ArtEZ gebied;
• kascommissie: vertegenwoordiging van twee gekozen inwoners, en secretaris, die jaarlijks de kas controleren;
• Onze belofte: Online privacybeleid
• website: www.arnhemshart.nl
Artikel 1 – Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
• Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
• Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze tijdens een buurttafel is goedgekeurd.
• Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document ‘Vrijwilligersbeleid’.
Artikel 2 – Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten:
• Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
• Het bestuur neemt bestuursbesluiten (zie “Artikel 6 – Besluiten” in dit huishoudelijk reglement).
• Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één (1) bestuurslid en inwoner(s). Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
• Het bestuur beslist in ad-hoc-situaties individueel over uitgaven tot 200 Euro.
• Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie.
• Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, boven op de staande herverkiezingsvolgorde.
• Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid her-verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht van twee zittende bestuursleden, of vijf inwoners, worden voorgedragen.
• Uitsluitend natuurlijke personen, inwoners, kunnen zitting nemen in het bestuur, Een bestuurder mag niet in loondienst zijn bij de gemeente Arnhem..
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na stemming, beide op een reguliere bestuursvergadering en/of buurttafel. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring naar de voorzitter hebben gestuurd.
Artikel 3 – Het Bestuur
• Het bestuur bestaat uit vijf (5) leden, te weten een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Daarnaast kent het bestuur nog twee (2) algemene bestuursleden.
• De Penningsmeester wordt gecontroleerd door een Kascommissie. In de Kascommissie hebben zitting de secretaris alsmede twee gekozen inwoners.
• Uitsluitend natuurlijke personen, inwoners, kunnen zitting nemen in het bestuur. Een bestuurder mag niet in loondienst zijn bij de gemeente Arnhem.
• Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie (3) jaar. Zij kunnen worden herbenoemd.
• Bestuur draagt zorg voor een goed privacybeleid welk vastgelegd in “Onze belofte”.
• Bestuur sluit een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af.
De voorzitter
• heeft de algemene leiding over de stichting;
• vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• overlegt met officiële instanties en gesprekspartners;
• geeft leiding aan het bestuur;
• is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• leidt de bestuursvergaderingen en buurttafels;
• ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan een buurttafel;
• coördineert en stuurt activiteiten;
• ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De secretaris
• vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
• maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
o de datum en plaats van de vergadering;
o de aanwezige en afwezige bestuursleden;
o de verleende volmachten;
o de genomen besluiten;
• maakt een samenvatting van deze verslagen;
• stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• archiveert alle relevante documenten;
• voert jaarlijks een kascontrole uit. De secretaris wordt hierin gesteund door de kascommissie. De secretaris doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Hij of zij adviseert de buurttafel om de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
• voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
• houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief de voorzitter) en controleert de naleving van statuten, het huishoudelijk reglement en afspraken gemaakt tijdens bestuursvergaderingen en/of buurttafels.
• beheert de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, donateurs en vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen. Hij of zij zorgt ervoor dat deze gegevens actueel en betrouwbaar zijn, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Met inachtneming van de Wet op Privacy en/of “Onze belofte”.
De penningmeester
• voert de financiële administratie;
• waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, vooral in geval van opvolging;
• stelt financiële overzichten op;
• maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijken van Richtlijn 650;
• beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
• begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• beslist zelfstandig over uitgaven tot 100 Euro;
• beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
• maakt jaarlijks afspraak met kascommissie en secretaris om de kas te controleren.
Artikel 4 – De webmaster
• beheert de website en sociale media;
• ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar zijn;
• beheert de structuur van de website;
• zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
• voert de eindredactie van teksten op de website en sociale media;
• beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met het bestuur indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
• hanteert de regels die van toepassing zijn op de Wet op Privacy en/of “Onze belofte”.
• ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoen aan de huisstijl;
• onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website en sociale media aanleveren;
• voert de eindredactie over de online buurttafelverslagen en/of nieuwsbrieven en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
• beantwoordt de binnenkomende e-mail in overleg met het bestuur indien van toepassing.
Artikel 5 – Kascommissie
• De Kascommissie controleert jaarlijks de gehele kas van de penningmeester;
• Dit zijn twee (2) gekozen inwoners samen met de secretaris en in het bijzijn van de penningmeester;
• twee (2) inwoners worden voor één jaar benoemd en maximaal twee maal herbenoemd;
• de bevindingen, c.q. het advies tot decharge van het bestuur worden schriftelijk uitgebracht in een kascommissieverslag, dat wordt gevoegd bij de eerstvolgende vergaderstukken voor de buurttafel;
• verslagen van de kascommissie dienen conform de geldende wettelijke richtlijn zeven jaar te worden bewaard;
• voor het goed kunnen uitvoeren van haar werkzaamheden, dient de Kascommissie inzage te krijgen in: De definitieve versie van het jaarverslag van het bestuur, inclusief de balans en de staat van baten en lasten, kas, boeken en bescheiden.
De eerder genoemde stukken worden door de Kascommissie als vertrouwelijke documenten behandeld.
Artikel 6 – Besluiten
Het bestuur:
• neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad-hoc-besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
• neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of buurttafel;
• neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
• neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• verwerpt een voorstel indien de stemmen staken. Staken de stemmen bij verkiezing van personen, beslist de voorzitter.
Artikel 7 – Bestuurs- en buurtafelvergaderingen en communicatie
Bestuursvergaderingen
Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien ten minste twee derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
Frequentie
• Het bestuur vergadert ten minste vijf (5) maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen twee weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen twee weken na het indienen van het verzoek gehouden.
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen wordt bijeengeroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
• Een bestuursvergadering duurt maximaal twee (2) uur.
• Aan het eind van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda
• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en vaststelling van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
• De secretaris e-mailt de conceptagenda uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering.
• Het bestuur kan andere personen dan bestuursleden uitnodigen tot de vergadering.
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen om punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen om de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verslagen bestuur
• Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
• De verslagen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld en ten blijke daarvan getekend door de voorzitter en secretaris van die vergadering.
• Verslagen zijn op afspraak, of tijdens een buurttafel, in te zien door inwoners. Deze komen niet online op de website te staan vanwege de Wet op Privacy en/of “Onze belofte”.
Inbreng tijdens de vergadering
• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
• Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
• Iedere bestuurder kan een of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is.
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Buurttafel
Voorstellen
Inwoners kunnen voorstellen inbrengen, indien ten minste 70% van de aanwezigen voor zijn, zal het bestuur deze verder bekijken/uitwerken of het voorstel (financieel en organisatorisch) mogelijk is. De aanwezige bestuursleden hebben geen stemrecht maar een adviserende rol tijdens de buurttafel.
Frequentie
• De buurttafel vergadert ten minste tien (10) maal per jaar. Of indien minstens vijf (5) inwoners die de voorzitter en/of secretaris hier om verzoeken.
• Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen twee weken na het indienen van het verzoek gehouden.
• Een buurttafel duurt maximaal anderhalf (1.50) uur.
• Aan het eind van elke buurttafel wordt de datum van de volgende buurttafel vastgesteld.
Agenda
• Inwoners kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en vaststelling van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
• Het bestuur kan andere personen (gasten) uitnodigen tot de vergadering..
• De stichting verspreid de conceptagenda schriftelijk uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering, op verzoek per post..
• Op de website (agenda/evenementen) worden de vergaderdatums ook gepubliceerd.
Verslagen buurttafel
• Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt (met activiteitenoverzicht), dat na de vergadering schriftelijk wordt verspreid en op de website geplaatst, op verzoek per post;
• Het verslag wordt op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld en ten blijke daarvan getekend door de voorzitter van die vergadering.
• Tijdens de buurttafel is de voorzitter en/of secretaris altijd aanwezig;
• Verslagen worden o.a. gedeeld met het college, raadsleden, fractievolgers, handhaving en wijkonderhoud van de gemeente Arnhem.
• Vanwege de Wet op Privacy en/of “Onze belofte” worden in de buurttafelverslagen geen namen vermeld vanwege de online versie op de website.
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede duidelijke communicatie met:
• gemeente Arnhem;
• Politie Arnhem;
• Provincie Gelderland;
• Ministeries;
• officiële instanties/gesprekspartners;
• (onder) aannemers, (horeca)ondernemers en bedrijven;
• inwoners;
• donateurs;
• de media.
Gelet op het karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter en/of secretaris vallen en de eindverantwoordelijkheid voor de pr-activiteiten onder verantwoordelijkheid van de webmaster. Daar waar nodig, is Engels onze tweede taal.
Artikel 8 – Donaties en declaraties
• Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
• Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
• Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker: het dient tot een minimum beperkt te blijven, slechts tot hetgeen nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
• Gemeentelijke en provincie subsidies dienen in het kalenderjaar gebruikt te worden, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
• In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enige andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen.
• Bestuursleden zijn gerechtigd voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren.
• Voor declaraties wordt het standaardformulier ‘Declaratie’ gehanteerd.
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding (financieel) te laten compenseren.
Artikel 9 – Royement
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die uit hoofde van hun functie in of rond Arnhem werkzaamheden voor de stichting verrichten.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.
Subsidies
• De stichting zal subsidies aanvragen waar mogelijk;.
• subsidies worden gebruikt om de stichting draaiend te houden;
• worden evenementen mee georganiseerd;
• worden gebruikt ter ondersteuning van inwoners ten behoeve van recreatie, sport & spel, vergroening, uitstapjes, projecten en verder wat op tafel komt om te participeren en de betrokkenheid te vergroten onder de inwoners.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Slotbepalingen
• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet
voorzien, beslist de voorzitter.
• Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de statuten, huishoudelijk reglement en vrijwilligersbeleid (met inachtneming van de privacywet), als kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een vergoeding van €10,-.
Getekend door het bestuur op 17 maart 2023 bij DAAN Advocatuur & Notariaat te Arnhem.